Обычно большую часть архива в компании занимает бухгалтерская документация. Если при проверке или требовании ФНС оригинал финансового документа отсутствует или нарушено его содержимое, то руководству компании или главному бухгалтеру грозят штрафные санкции. Поэтому важно знать, как эффективно для бизнеса вести бухгалтерский архив.
Особенности хранения документов в бухгалтерии
Архивирование в компании не должно противоречить нормам законодательства и внутренним нормативным актам. Сегодня организации сами определяют, в каком виде им хранить оригиналы — в бумажном или электронном. Но большинство бухгалтерских документов всё же можно оформлять и сохранять в цифре. У нас можно заказать архив документов недорого.
Независимо от вида документа, важно сохранить его для подтверждения легитимности финансовых операций. Ценность архива бухгалтерских документов для предприятия заключается в том, что он связан с сутью бизнеса — движением денежных средств. Обязательному хранению подлежат:
договоры по финансовым операциям;
первичные, кассовые и банковские документы;
книги учета доходов и расходов;
налоговые декларации;
учетная политика организации;
данные об инвентаризации;
бухгалтерская отчетность;
расчеты по страховым взносам и заработной плате;
другие документы, связанные с финансовой деятельностью.
По закону первичка хранится от 1 года до 5 лет с момента проводки или последнего использования бухгалтером. Документы, подтверждающие сведения о доходах физических лиц, архивируют на 50–75 лет, а годовую бухгалтерскую отчетность — бессрочно. Срок хранения отсчитывается с 1 января следующего года.
Некоторые организации продолжают держать документы в архиве после истечения срока, чтобы избежать случайного уничтожения ценной информации. Хранение меньше положенного времени влечет серьезные штрафы.